Contoh Administrasi Laboratorium IPA.

Selamat datang, pada kesempatan ini kami berbagi tentang Contoh Administrasi Laboratorium IPA.

CONTOH ADMINISTRASI LABORATORIUM IPA

Pengadministrasian merupakan suatu proses pedokumentasian seluruh  sarana dan prasaran serta  aktivitas laboratorium.  Dalam  kaitannya dengan pengadaan alat dan bahan, pada makalah ini yang akan dibahas lebih lanjut mengenai pengadministrasian  sarana dan prasarana. Pengadministrasian sarana dan prasarana laboratorium bertujuan:

1. Mencegah kehilangan / penyalahgunaan
2. Memudahkan  operasional dan pemeliharaan
3. Mencegah duplikasi /overlapping  permintaan alat
4. Memudahkan pengecekan

Laboratorium di sekolah terdiri atas beberapa jenis dengan karakteristik yang berbeda, namun dari sudut pandang pengadministrasian memiliki pola dan aspek yang serupa.  Untuk keperluan administrasi diperlukan beberapa format yang terdiri atas

1. Format A    : Data ruangan laboratorium
2. Format B1  : Kartu barang
3. Format B2  : Daftar barang
4. Format B3  : Daftar penerimaan/pengeluaran barang
5. Format B4  : Daftar usulan/permintaan barang
6. Format C1  : Kartu alat
7. Format C2  : Daftar alat
8. Format C3  : Daftar penerimaan/pengeluaran alat
9. Format C4  : Daftar usulan/permintaan alat
10. Format D1  : Kartu zat
11. Format D2  : Daftar zat
12. Format D3  : Daftar penerimaan/pengeluaran zat
13. Format D4  : Daftar usulan/permintaan zat

Teknik administrasi laboratorium sering kali dilakukan secara manual, namun akan lebih mudah apabila menggunakan bantuan komputer.

1. Pengadministrasian Ruangan Laboratorium

Setiap laboratorium harus memiliki denah yang menggambarkan keadaan macam ruangan  yang ada, jaringan listrik, jaringan air dan jaringan gas.Ruangan-ruangan tersebut harus  tercatat namanya, ukuran, dan kapasitas dalam Format A.

2. Pengadministrasian Fasilitas Umum Laboratorium

Fasilitas umum laboratorium yang dimaksud adalah barang-barang yang merupakan perlengkapan laboratorium. Barang-barang yang termasuk ke dalam kategori ini seperti:

1. Alat pemadam kebakaran
2. Perlengkapan P3K
3. Mebeler
4. Blower
5. Instalasi air
6. Instalasi listrik
7. Instalasi gas, dll.

Untuk mengadministrasikan fasilitas umum laboratorium digunakan 4 macam format, yaitu

format B1, B2, B3, dan B4.

Format B1 disebut kartu barang. Kartu ini digunakan di gudang maupun disetiap lab. Oleh karena itu sebaiknya untuk setiap barang sejenis nomor kartu di gudang harus sama dengan nomor kartu di setiap lab, dan kartu ini hanya digunakan untuk satu macam barang. Pada bagian atas kartu barang tertera abjad dari A sampai Z, untuk memberi nama awal dari suatu barang. barometer  dan  blower, kedua barang tersebut berawalan huruf B,  karena secara urutan alfabetis urutan kata barometer (Ba) lebih dahulu dari kata Blower (Bl), maka nomor kartu untuk  barometer harus lebih rendah dari nomor  kartu  blower,  misalnya  barometer nomor 1 dan blower nomor 2. Informasi lain yang harus diisi pada kartu barang adalah nama barang,  golongan,  nama induk barang,  lokasi penyimpanan,  spesifikasi  (merek,  ukuran, pabrik, kode barang), mutasi barang, riwayat barang.

Golongan barang dimaksudkan apakah barang tersebut barang perkakas, barang optik, barang  elektronik, dsb. Kode barang biasanya sudah diberikan pabrik/katalog. Nomor induk adalah nomor pada buku induk/daftar barang. Pada kolom mutasi,  jika barang diterima, hendaknya pada kolom keterangan diisikan sumber dana dan tahun pengadaan, sedangkan apabila barang tersebut dipindahkan  pada kolom keterangan dituliskan tempat terakhir yang dituju.  Di bagian setelahnya kartu barang memuat informasi tentang riwayat barang, yaitu keterangan  tentang pelaksanaan pemeliharaan atau perbaikan dari barang tersebut.

Format B2 disebut daftar barang atau buku induk. Daftar barang merupakan rekapitulasi dari B1  (kartu barang).  Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam  pengisian atau pendistribusian daftar barang adalah nomor urut, nomor induk, kode barang, spesifikasi, dan jumlah barang  yang diisikan dalam format B2  (daftar barang).  Jangan sekali-kali menghilangkan nama barang pada B2 sekalipun jumlah persediaan yang tercantum pada B1 tidak ada, karena akan menyulitkan pelacakan barang tersebut pada masa mendatang.

Fomat B3 disebut daftar penerima/pengeluaran barang. Format B3 bagi teknisi yang bekerja  di lab berfungsi sebagai alat penerimaan dari gudang atau pengeluaran pada lab lain.

Format B4  disebut juga format usulan barang. Usulan barang dapat berupa  perbaikan/rehabilitasi atau pengadaan baru. Mekanisme kerja pengusulan barang dilakukan  oleh  penanggung jawab lab berdasarkan kebutuhan yang diajukan  oleh para  guru  pembimbing praktikum. Alur selanjutnya penanggung jawab  lab melaporkan kepada kepala  sekolah.  

Dalam pengusulan,  spesifikasi barang/alat/zat mempunyai fungsi yang sangat  penting,  karena apabila barang yang diterima tidak sesuai dengan pengajuan/pemesan mempunyai dasar yang kuat untuk menolak barang tersebut.  Oleh karena itu untuk memudahkan perencanaan, setiap laboratorium minimal di gudang, atau sekolah harus memiliki katalog barang, alat, maupun katalog bahan

4. Pengadministrasian alat dan zat

Alat yang dimaksudkan adalah alat-alat yang di gunakan untuk pelaksanaan praktikum. Alat laboratorium dapat di kelompokan menjadi:

a. Alat gelas:                              

1. Gelas ukur                             
2. Labu erlenmeyer             
3. Termometer                        

b. Alat Listrik:

1. Ampremeter
2. Power Supply
3. Voltmeter

Untuk mengadministrasikan peralatan lab digunakan format C1 (Kartu alat), C2 (Daftar alat), C3 (Daftar Penerimaan/Pengeluaran alat), dan C4 (Daftar Pengusulan alat). Jenis Formatnya sama dengan B1 sampai dengan B4. Perbedaannya mengganti perkataan barang pada format B dengan perkataan alat pada format C.  Teknis pengadministrasiannya sama dengan pengisian format B,  akan tetapi pada pengisian format  C di tuntut mengenal alat relatif banyak.

Dalam mengadministrasikan zat  (chemicals) penggunaan format D1  (Kartu zat), D2  (Daftar  zat), D3 (Daftar penerimaan/Pengeluaran zat), dan D4 (daftar Usulan zat). Perbedaan dengan format-format sebelumnya adalah terletak pada spesifikasi, pencantuman rumus kimia, nama-nama zatnya dalam bahasa Inggris.  Untuk melihat data ini dapat  dilihat  pada  etiket yng tertera pada botol atau kemasannya.  

Oleh karena itu etiket zat harus dijaga agar jangan sampai hilang, jika hilang maka untuk mengenalinya kembali memerlukan analisis dan waktu  yang relatif lama.